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WAS IST: (Quelle Wiki) Facility Management (gebräuchliche Abkürzung: FM) bezeichnet die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen (engl. facilities). In England, Australien und Kanada ist der Begriff Facility Management üblich, in den USA ursprünglich Facilities Management. In Deutschland ist dieser Fachbegriff in der DIN EN 15221-1 auch zur Verwendung im Deutschen genormt.

Das Facility Management (FM) umfasst die professionelle Abwicklung von Sekundärprozessen. Dazu gehören technische, infrastrukturelle und kaufmännische Aufgaben, die nicht in das Kerngeschäft einer Organisation fallen, sondern dieses unterstützen (siehe auch Gebäudemanagement im Corporate Real Estate Management). Beispiele dafür sind die Wartung von Reinraumbelüftungen in der Halbleiterherstellung, die Bühnenbeleuchtung in Konzerthäusern, aber auch das Beschaffungsmanagement für sämtliche Energiearten und Reinigungsmaschinen, die in einem Gebäude benötigt werden.

Durch die zunehmende Auslagerung verschiedener Aufgaben eines Unternehmens, wächst der Markt für Dienstleistungen in diesem Bereich. Das Gebäudemanagement ist ein Teil des Facility Managements und umfasst neben der Hausverwaltung auch die bauliche Betreuung von Gebäuden.

Als grundsätzlich neue Idee spielt der strategische und taktische Ansatz im Facility Management eine entscheidende Rolle. Gebäude, Liegenschaften und betriebliche Abläufe werden im FM ganzheitlich betrachtet. Ziel der koordinierten Abwicklung von Prozessen ist dabei, die Betriebs- und Bewirtschaftungskosten dauerhaft zu senken, Fixkosten zu flexibilisieren, die technische Verfügbarkeit der Anlagen zu sichern und den Wert von Gebäuden und Anlagen langfristig zu erhalten.

Seit kurzem hat sich Facility Management als eigene Wissenschaft etabliert, wird als Studiengang an verschiedenen Hochschulen angeboten und entwickelt sich zu einer eigenständigen Management-Disziplin. [1] Verschiedene Organisationen haben Facility Management gleichberechtigt neben anderen Management-Methoden etabliert. [2]

Einführung 

Begriffliche Herleitung 

Der englische Begriff „Facility“ bezeichnet zusammenfassend alle Grundstücke, Gebäude, Anlagen, Maschinen, Versorgungseinrichtungen und -installationen, die für die Produktion, Erstellung von Leistungen und Sicherstellung aller Prozesse innerhalb von Immobilien oder ganzen Liegenschaften erforderlich sind. Das Management dieser „Facilities“ umfasst den ganzheitlichen Ansatz für die Planung, den Bau, den Betrieb, die Kontrolle, die Prozesssicherstellung, deren ständige Optimierung, die erfolgsorientierte Verwaltung und Vermarktung.

Betriebswirtschaftlich gesehen handelt es sich um Anlagevermögen und die zur Leistungserstellung benötigten Sachmittel, jedoch auch um Dienste und Prozesse innerhalb des Unternehmens. [3]

Definition 

Der immer größer werdende Kostendruck auf die Unternehmen veranlasst sie, stetig ihre Verbesserungs- und Kostensenkungspotenziale zu ermitteln und diese auch nachhaltig umzusetzen. Deshalb wird es notwendig auch das Facility Management eines Unternehmens strategisch neu zu betrachten, da die Liegenschaftskosten nach den Personalkosten den größten Kostenblock innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Facility Management ist ein ganzheitlicher, strategischer und lebenszyklusbezogener Managementansatz, um Gebäude, ihre Systeme, Prozesse und Inhalte kontinuierlich bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und an die wechselnden organisatorischen und marktgerechten Bedürfnisse anzupassen.

Es optimiert so den Betrieb, die Wirtschaftlichkeit, die Nutzung, die Vermarktung und die Werterhaltung der gesamten Liegenschaften und Einrichtungen einschl. aller hierfür notwendigen Prozesse und erreicht dadurch eine ganzheitliche und umfassende Immobilien-, Einrichtungs- und Infrastruktur -erstellung, -bereitstellung und -bewirtschaftung mit der Zielsetzung einer langfristigen Ertragssteigerung, Qualitätssicherung und Werterhaltung für Besitzer, Nutzer und Kunden.

Um dieses sicherstellen zu können, muss hierfür durch das Top-Management sowohl das gesamte Facility Management (FM) als auch Teilbereiche des Corporate Real Estate Management (CREM) berücksichtigt werden. Diese Methodik wird dann als Real Estate Facility Management (REFM) oder RealFM bezeichnet.

  • Facility Management ist das Management von Sekundärprozessen.[4] In der Betriebswirtschaft wird in Primär- (Kernprozesse) und Sekundärprozesse (alle nicht zum Kerngeschäft gehörende Prozesse) unterschieden. Sekundärprozesse stellen dabei die Bedarfe von Kernprozessinhabern dar, die gedeckt werden müssen, um die Kernprozesse optimal ausführen zu können. Ohne Deckung dieser Bedarfe sind keine oder nur eingeschränkt Kernprozesse möglich. Eingeschränkt heißt dabei unter erhöhtem Aufwand für den Kernprozessinhaber und das bedeutet erhöhte Kosten, da dieser Kernprozessinhaber teurer ist als ein Servicegeber. Facility Management ist das Management dieser Bedarfe, deckt und optimiert diese durch Serviceleistungen und trägt somit zur Kosteneinsparung bei.
  • „Facility Management (FM) ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility-Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmens-Kernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt.“ [6]
  • „Facility Management umfasst auf der strategischen Managementebene eine kompetente Outputorientierung für betriebsunterstützende Aktivitäten außerhalb des Kerngeschäfts.“ [8]
  • „Facility Management ist die strategische Management-Disziplin, die die Analyse, Dokumentation und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude und seine Anlagen und Einrichtungen ganzheitlich und über den gesamten Lebenszyklus unter besonderer Berücksichtigung der Nutzerinteressen und der Unterstützung des Kerngeschäfts umfasst.“ [9]
  • „Facility Management ist schlicht die intelligente Integration von Leitungsbeiträgen zur Befriedigung von Kundenbedürfnissen rund um die Immobilie.“ [10]
  • „Facility Management ist die ganzheitliche Betrachtung aller Abläufe um und an einem Gebäude mit allen gebäudespezifischen Dienstleistungen, zur Optimierung aller Kosten.“ [11]

Die volkswirtschaftliche Bedeutung 

Die Facility Management-Branche gilt mittlerweile als etabliert, sie wurde bislang jedoch weithin unterschätzt. Das mag auch daran gelegen haben, dass bislang noch keine verlässliche Einschätzung zu ihrer volkswirtschaftlichen Bedeutung vorgelegen hat. Zwei Probleme sind hier ursächlich: Zum einen beginnen die Missverständnisse oft schon im Begrifflichen (vgl. die Ausführung in diesem Beitrag). Der Versuch, das gesamtwirtschaftliche Gewicht abzuschätzen, zeigt mithin ein Dilemma dieser Facility Management-Branche: Sie ist in ihren Leistungen so breit gefächert und kleinteilig strukturiert, dass ihre volkswirtschaftliche Bedeutung wohl auch aufgrund der Vielstimmigkeit der Branche nur selten in Politik, Presse oder der Öffentlichkeit wahrgenommen wird. In erster Linie liegt die Problematik einer Quantifizierung dieses Wertschöpfungsbereiches jedoch in der unzureichenden Datenlage. Daher hat sich das Institut für angewandte Innovationsforschung (IAI) e.V. an der Ruhr-Universität Bochum im Jahr 2009 im Auftrag des GEFMA Deutschen Verbandes für Facility Management e.V. und gesponsert von HSG Zander, Piepenbrock, WISAG, BayernFM, Hochtief FM und CWS-boco der Aufgabe angenommen, diese Lücke zu schließen. Das Ergebnis hat übertroffen, was Insider und selbst ernannte Marktauguren seit Jahren kolportieren: Mit mehr als 176 Milliarden Euro Bewirtschaftungsvolumen, beachtlichen 112 Milliarden Euro Bruttowertschöpfung, einem Anteil von 5,03 Prozent am Bruttoinlandsprodukt und über vier Millionen Erwerbstätigen, die auf der „Payroll“ von Dienstleistern oder Immobilieneigentümern und -nutzern die Wertschöpfung erbringen, zeigt sich das Facility Management als absolute Schlüsselbranche und Stütze der deutschen Wirtschaft.

Strategie im Facility Management 

Die Ausrichtung des strategischen Facility Managements leitet sich direkt aus der jeweiligen Unternehmensstrategie ab.

Die Strategie bestimmt, in welchen Geschäftsfeldern ein Unternehmen tätig sein soll, wie der Wettbewerb in diesen Geschäftsfeldern zu bestreiten ist und was die langfristige Erfolgsbasis oder Kernkompetenz des Unternehmens darstellt.

Während in fast allen Unternehmensbereichen schon seit vielen Jahren Maßnahmen zur Strategieumsetzung getroffen werden, erfolgt dieses im Facility Management nur unzureichend.

Dies zeigt, dass das Facility Management erst in geringem Maße als strategische Ressource von den meisten Unternehmen erkannt wird, obwohl dadurch ein zunehmend erfolgskritischer Wettbewerbsfaktor latent vorhanden ist. Auch wird im Instrument der Wertkettenanalyse von Porter die Bedeutung der Liegenschaftsaktivitäten zur Erzielung von Wettbewerbsvorteilen nur unzureichend berücksichtigt.

Diese Vernachlässigung einer wertorientierten Betrachtung des Immobilienvermögens gerade in non-property-companies basiert auf der Unterschätzung seiner Relevanz auf den Gesamtunternehmenserfolg durch das Top-Management.

Die nachfolgenden Zahlen verdeutlichen jedoch den Stellenwert der Immobilien für den Unternehmenserfolg, welcher sich aus der enormen Kapitalbindung ergibt:

  • Das Anlagevermögen von Industrieunternehmen besteht zu 30 bis 40 % aus Eigentum an Grund und Boden sowie Immobilien.
  • In der Bilanzsumme entfallen ca. 10% auf immobilienbezogene Kosten.
  • Nach den Personalkosten nehmen die Immobilienkosten den zweiten Platz der bilanzierten Ausgaben ein.
  • Bei Industrieunternehmen betragen die Immobilienkosten ca. 5% des Umsatzes, bei Dienstleistungsunternehmen sogar 7 bis 9 %.

Das Top-Management, welches Immobilien als Teil der Unternehmensstrategie begreift und behandelt, kann durch einen aktiven und ergebnisorientierten Umgang mit ihnen einen positiven Beitrag zum Unternehmensergebnis erwirtschaften und so die Wettbewerbsfähigkeit steigern. Die Unternehmen erreichen dadurch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Deshalb ist die Bedeutung des Real Estate Facility Managements auch und gerade für Non-property-Unternehmen so wichtig. Trotzdem verfügen die meisten Unternehmen noch nicht einmal über ein Informationssystem, das aktuelle, grundstücks- und gebäudebezogene Daten bereithält.

So ist das Erreichen jeglicher Ziele für ein Unternehmen an Strategien gebunden, welche Chancen und Risiken in sich bergen. Um die Unternehmensziele zu erreichen, externe Erwartungen zu erfüllen, effizient arbeiten und dauerhaft am Markt bestehen zu können, müssen Organisationen ihre Risiken kennen und aktiv durch ein Risikomanagement gestalten.

Risikomanagement ermöglicht die risikobewusste Steuerung der Geschäftsprozesse und sorgt dafür, dass sich das Topmanagement über die erkannten Gefahren hinaus aktiv mit der Zukunft des Unternehmens beschäftigt. Dies betrifft immer strategische, finanzielle, technische, infrastrukturelle, juristische und wirtschaftliche Aspekte.

Klar ist, dass es keine absolute Sicherheit gibt. Hat man jedoch mögliche Gefahren erkannt, ist man in der Lage sie zu vermeiden, durch personelle, technische und organisatorische Maßnahmen zu verringern oder auf ein wirtschaftlich tragbares Restrisiko zu reduzieren.

Risikomanagement trägt so zur Effizienz von Organisationen, Prozessen und Systemen im gesamten Unternehmen bei. Deshalb ist es notwendig das Facility Managent eines Unternehmens durch Risikomanagement zu ergänzen.[14]

Operatives Management 

Es kennzeichnet Maßnahmen aus allen Bewirtschaftungskernaufgaben einer Liegenschaft und beinhaltet Hauptteile des klassischen Gebäudemanagements, sieht das Gebäude jedoch aus ganzheitlicher Sicht über deren gesamte Lebensdauer und Nutzungsbestimmung in Abstimmung mit der strategischen Unternehmensausrichtung.

Dabei ist zu unterscheiden in die einzelnen Sichtweisen[4]: Die Eigentümersicht, die den Gebäudebetrieb zu garantieren hat und die Nutzersicht - alle Unternehmungen vom Singlehaushalt über Verwaltung, Produktion bis zum Altersheim. Die Eigentümersicht (ES) wird geprägt durch alle Leistungen des Immobilien- und Gebäudemanagements und die Nutzersicht (NS) durch die Organisation aller Bedarfe im Rahmen des Facility Management rund um die Wertschöpfung, die in der jeweiligen Immobilie durchgeführt wird. Ist der Eigentümer = Nutzer integriert das Facility Management das Immobilien- und Gebäudemanagement.

Hierfür werden verschiedene Bereiche, Aufgaben und Programme unterschieden.

  • Das Kaufmännische Management stellt die Wirtschaftlichkeit des Gebäudebetriebes (ES) und des Arbeitsplatzbetriebs (NS) sicher und umfasst alle kaufmännischen Leistungen unter Beachtung der Immobilienökonomie (ES) und betriebswirtschaftlichen Ökonomie einer Unternehmung (NS).
  • Das Technische Management umfasst Leistungen, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen, technischen Anlagen und Einrichtungen eines Gebäudes (ES) und der Bereitstellung des Arbeitsplatzes (NS) und deren Prozesse erforderlich sind.
  • Das Infrastrukturelle Management erbringt und überwacht die bedarfsgerechten gebäudebezogenen (ES) und die wertschöpfungsunterstützenden (NS) Dienstleistungen.
  • Querschnittsaufgaben stellen ihre Aktivitäten allen Kernbereichen zur Verfügung wie z.B. das Flächenmanagement welches so die Verwaltung und Nutzung von Flächen organisiert und eine ständige Flächenoptimierung bei Belegschafts-, Nutzungsänderungen, Neu- bzw. Umbaumaßnahmen durchführt.[15]

Einen wichtigen Aspekt stellt die Betreiberverantwortung dar. Sie besteht gegenüber den Beschäftigten, der Umwelt, Dritten und Behörden. Der Facility Manager ist für die Organisation und Durchführung verantwortlich. Zur Betreiberverantwortung gehört die Ergreifung von Schutzmassnahmen im Betrieb, der Umweltschutz, die Verkehrssicherungspflicht und die Pflicht Behörden Auskunft zu erteilen.

Erläuterung 

Man erkennt sehr schnell, dass die Priorität der Betrachtung je nach Autor variiert. So steht beispielsweise bei der Definition der German Facility Management Association (GEFMA) der Mensch als solches im Mittelpunkt der Betrachtungen, wohingegen Nävy den Schwerpunkt bei den Sachressourcen des Unternehmens sieht.

Diese teilweise unterschiedlichen Definitionsansätze sind für den einen oder anderen Kritiker des Facility Managements und die Frage nach der Daseinsberechtigung von FM mitverantwortlich – denn diese Uneinheitlichkeit ist für Kritiker ein scheinbares Indiz dafür, dass eine klare Abgrenzung zu anderen Management-Disziplinen fehlt und somit als ein eigenständiges Fachgebiet in Frage gestellt werden muss.

Betrachtet man jedoch die Gesamtheit der Definitionsansätze und bildet eine Art „kleinsten gemeinsamen Nenner“, erkennt man, dass es einige zentrale Komponenten gibt, die in mehr oder weniger starker oder zumindest sinngemäß gleicher Ausprägung von allen Autoren genannt werden:

  • „strategisch“ (Facility Management als ein langfristiges und zielgerichtetes Konzept)
  • „innerhalb eines Unternehmen“ (statt lediglich starr auf nur ein einzelnes Gebäude/Immobilie bezogen)
  • Managementaufgabe“ (gleichwertig mit anderen Management-Disziplinen)
  • Supportprozess Nicht-Kernprozesse“ (Fokus der Betrachtungen liegt auf den nicht-wertschöpfenden Prozessen innerhalb eines Unternehmens)
  • Kernprozess“ (Fokus der Betrachtungen liegt auf den wertschöpfenden Prozessen, z.B. Vermietungsmanagement eines Wohnungsunternehmens)

Der Begriff des Facility Managements ist auch nicht gleichzusetzen mit dem Begriff des reinen Gebäudemanagement (DIN 32736). Gleichwohl beinhaltet FM diesen Bereich – man spricht dabei auch von der „operativen Komponente“ des Facility Managements:

Das operative Management beinhaltet die operative Umsetzung aller Aktivitäten, die auch bisher bei der Gebäudebewirtschaftung erforderlich waren. Das strategische Management beschäftigt sich dagegen mit den Managementaufgaben. [16]

Auch die Frage nach dem „wer“ ist zu beantworten – soll das Facility Management per Outsourcing an externe Anbieter abgegeben werden oder will man eine eigens dafür zuständige interne Instanz einrichten? Beide Varianten haben (wie bei allen Fragen zum Thema Outsourcing – ja oder nein?) sicherlich ihre Vor- und Nachteile und sind somit den individuellen Überlegungen und Vorlieben des jeweiligen Unternehmens überlassen.

Quelle und mehr Info: http://de.wikipedia.org/wiki/Facility_Management

 

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